Funkcjonalność systemu Habitus.net

Zapraszamy do zapoznania się z możliwościami systemu HABITUS/X3 oraz rozwiązań mu pokrewnych.

Prosimy zwrócić uwagę na fakt, iż wymienione funkcje i możliwości są funkcjami standardowymi i zostały ujęte skrótowo. Niniejszą prezentację funkcjonalności traktować należy jako przewodnik po ważniejszych funkcjach i możliwościach systemu, nie zaś jako szczegółowy opis pełnej funkcjonalności programu.

Serwis

1. Funkcjonalność modułu SERWIS

  • pełna parametryzowalność modułu: typy zleceń, ścieżka obsługi, zestawy dokumentów pokrewnych, emitowane dokumenty wyjściowe, rozliczenie zlecenia, stawki;
  • możliwość zdefiniowania płatnika dla danego typu zlecenia niezależnego od właściciela
  • czy użytkownika pojazdu (ważne w przypadku gwarancji lub akcji serwisowych);
  • możliwość zdefiniowania różnorodnych stawek oraz dokumentów powiązanych dla każdego typu zlecenia serwisowego z osobna;
  • możliwość stosowania odrębnych stawek dla klientów;
  • zlecenie prowadzone w fazach, dzięki czemu na bieżąco analizować można stan zaawansowania prac, system daje możliwość płynnego przemieszczania się pomiędzy fazami również wstecz;
  • rejestracja usterek zgłaszanych przez klienta;
  • rejestracja uwag osoby przyjmującej zlecenie – osobno drukowanych na fakturze, osobno widocznych tylko dla pracowników obsługi, również uwag bieżących dotyczących realizacji danego zlecenia;
  • dostęp do kartoteki pojazdów i ich właścicieli oraz użytkowników – możliwość dodania nowego pojazdu, zmiany właściciela i użytkownika pojazdu z poziomu zlecenia serwisowego;
  • możliwość pobrania numeru VIN (o ile pojazd go posiada) oraz ewentualnego przebiegu z kluczyka bądź innego urządzenia przechowującego te dane;
  • automatyczne przenoszenie z kartoteki klienta danych kontaktowych bezpośrednio na zlecenie – np. numeru telefonu (dane te wykorzystywane mogą być m.in. przez raporty marketingowe);
  • możliwość zaplanowania przewidywanego czasu trwania naprawy, przewidywanego kosztu oraz maksymalnego kosztu naprawy określonego przez klienta (bieżąca kontrola ostatniego);
  • jeżeli przyjmowany pojazd podlega kampaniom lub akcjom serwisowym – już w momencie otwarcia zlecenia system przypomina o konieczności wykonania wskazanych kampanii/akcji serwisowych;
  • z poziomu zlecenia – możliwe jest złożenie rezerwacji lub zamówienia na części niezbędne
  • do wykonania naprawy oraz bieżące śledzenie dostępności części;
  • możliwość zastosowania zamówień wewnętrznych na części jak i zamówień zewnętrznych (do zapotrzebowania u dostawcy);
  • możliwość zmiany stawki i rabatu z poziomu zlecenia – zmiany śledzone w audycie (system notuje, kto dokonał istotnych zmian);
  • bieżąca kontrola dokonywanych zmian (PIN’owanie operacji);
  • możliwość dowolnej zmiany wyglądu wydruków: Zlecenia, Arkusza Przyjęcia Pojazdu / Pojazdu Specjalizowanego bądź maszyny, Karty Pracy; Arkusza Odbioru/Zdania Pojazdu / Pojazdu Specjalizowanego bądź maszyny stosowany przy naprawach gwarancyjnych, gdzie faktura wystawiana jest na gwaranta, nie na właściciela pojazdu/maszyny), Faktury;
  • możliwość podpięcia dodatkowego, dowolnego wydruku;
  • możliwość wystawiania Faktur serwisowych (w standardzie) oraz Faktur standardowych
  • nie zawierających danych pojazdu/;
  • możliwość wystawiania duplikatów Faktur zarówno serwisowych jak i standardowych;
  • możliwość integracji z Elektronicznym Katalogiem Czasów Pracy producenta, bądź korzystanie z katalogu własnego, bądź funkcje łączone;
  • przypisywanie mechaników dla wskazanych operacji – kontrola czasu nominalnego i realnego (planowana integracja z elektronicznymi rejestratorami czasu pracy poprzez kody kreskowe na kartach pracy);
  • bieżąca kontrola wartości wydanych części i wykonanych usług;
  • dowolna ilość dokumentów magazynowych wydających oraz zwracających części z magazynu;
  • możliwość skorzystania z części poza-magazynowych;
  • możliwość dopisania operacji poza katalogiem (np. usług zewnętrznych);
  • możliwość naliczania normaliów (procentowo od wykonanych operacji bądź zamontowanych części);
  • planowana integracja z systemem EuroTax;
  • dekodowanie VIN;
  • możliwość zmiany wskazanego w ścieżce dokumentu rozliczającego zlecenie (np. paragon
  • na fakturę VAT, Protokół wewnętrzny na fakturę wewnętrzną itd.) – naturalnie w ramach uprawnień;
  • możliwość zmiany zawartości Faktury – o ile jest ona kwestionowana przez klienta – w zakresie: rabatu na części bądź operacje, ceny części i stawki za robociznę, istnieje możliwość usunięcia z faktury danej pozycji robocizny, co nie ma wpływu na zawartość zakończonego zlecenia (nie wpływa na zawartość raportów NT wydajności);
  • możliwość zarejestrowania informacji o zapłacie – z poziomu faktury;
  • z poziomu kartoteki pojazdu – pełna informacja na temat wykonanych dotąd usług i zamontowanych części – niezależnie od właściciela (pełna historia pojazdu/maszyny).
  • W przypadku posiadania połączenia on-line z resztą sieci - pełna informacja na temat napraw danego pojazdu również w innych stacjach na terenie kraju;
  • z poziomu kartoteki klienta – lista wszystkich przypisanych mu pojazdów, wykonanych zleceń oraz pełna lista wystawionych klientowi faktur (przez serwis, z pominięciem serwisu, również wystawionych na pojazdy nie będące już w posiadaniu klienta);
  • wielomarkowość w standardzie.

Części

2. LOGISTYKA CZĘŚCI

  • pełna logistyka części od momentu ich zamówienia przez klienta (pod zlecenie lub poza zleceniem serwisowym), poprzez ich zapotrzebowanie (zamówienie) u dostawcy aż do momentu wydania części (również częściowego) i zafakturowania (również częściowego);
  • pełna parametryzowalność modułu – dowolna liczba typów zamówień od klientów (np. oddzielny typ zamówień dla klientów VIP) oraz typów zapotrzebowań do dostawcy, a także faktur zakupu i sprzedaży na części;
  • ustalanie priorytetów realizacji w/w dokumentów wykorzystywane przez system w trakcie automatycznego rozpisywania otrzymanych dostaw;
  • automatyczne rezerwacje/alokacje towaru zarówno będącego na stanie magazynowym jak i towaru „oczekiwanego” (dostawy w drodze);
  • alokacje i dealokacje towaru w ramach potrzeby chwili – w ramach posiadanych uprawnień;
  • automatyczne rozpisywanie dostaw – pod konkretne zamówienia z uwzględnieniem priorytetów – włącznie ze wskazaniem miejsca ulokowania przyjętego towaru (np. nie na półkę magazynową, a do kontenera dla odbiorcy);
  • zamówienie klienta traktowane jest jako rodzaj umowy-cywilnoprawnej z klientem – ustalone warunki sprzedaży przenoszone są na fakturę VAT nawet w przypadku zmiany cennika (opcjonalne);
  • stała kontrola realizacji zamówień;
  • automatyczne wyliczanie rotacji wg wskazanego algorytmu;
  • rotacja liczona dla części, a nie dla kodu (np. dla tej samej części zamiennej występującej historycznie w kilku różnych kodach);
  • automatyczne nadawanie minimów i maksimów względem rotacji (opcja);
  • możliwość ustalania oraz zarządzania minimami i maksimami – w ramach całej firmy lub dla poszczególnych magazynów z osobna;
  • możliwość zaplanowania i kontroli „apteczki” części podstawowych;
  • kontrola stock’u części i raportowanie utrzymania stanu części;
  • możliwość automatycznego generowania faktur zaliczkowych pod zamówienia klienta i ich fiskalizacja (opcjonalnie);
  • możliwość dowolnego modelowania wyglądu dokumentów;
  • mechanizmy generowania zapotrzebowań i ich eksportu do systemów importerskich;
  • mechanizmy importu dostaw z systemów importerskich;
  • obsługa zamienników i zastępników (substitutes i replacements);
  • przenikanie/nakładanie się ścieżek logistycznych;

Sprzedaż

3. Funkcjonalność modułu SPRZEDAŻ

  • możliwość zdefiniowania dowolnej ilości typów dokumentów sprzedaży;
  • możliwość generowania i rozliczania faktur zaliczkowych;
  • możliwość zastosowania dowolnej polityki sprzedaży poprzez: możliwość kreowania polityki cenowej za pomocą formuł cenowych (funkcje matematyczne na cenach), zastosowaniu współczynników (przy grupach części, grupach cenowych części, grupach klientów, magazynie, tupie zlecenia i wielu innych);
  • możliwość zastosowania dowolnej polityki rabatowania poprzez: rabaty stałe, dowolnie zbudowaną matrycę rabatową bez limitów i ograniczeń co do jej wielkości; oddzielne rabaty na części i na usługi, odrębne rabaty na części dla sprzedaży poprzez serwis i z jego pominięciem (dla tego samego klienta); możliwość stosowania rabatów indywidualnych;
  • w systemie dostępnych jest 4+n pól z cenami wyjściowymi (n – liczba partii towaru jeśli ceną bazową dla sprzedaży jest cena zakupu) – na ich podstawie zbudować można dowolne schematy wyliczające ostateczną cenę sprzedaży;
  • możliwość zastosowania innego schematu sprzedaży i cen dla rozłącznych procesów sprzedaży;
  • możliwość dowolnego zaprojektowania wyglądu dokumentów;
  • możliwość wystawiania faktur do paragonów;
  • możliwość realizacji wpłat;
  • fiskalizacja;
  • korekty wielokrotne;
  • wielowalutowość.

Magazyn

4. Funkcjonalność modułu MAGAZYN

  • możliwość zdefiniowania dowolnej ilości dokumentów magazynowych ze wskazaniem do ich stosowania (np. wyłącznie do serwisu, wyłącznie do sprzedaży poza serwisem, niezwiązanych ze sprzedażą itp.);
  • definiowanie połączeń i zależności pomiędzy dokumentami;
  • obsługa inwentaryzacji;
  • inwentaryzacja częściowa;
  • rezerwacje magazynowe (również części, których nie ma jeszcze na stanie magazynowym – zostaną one automatycznie alokowane pod rezerwację w momencie otrzymania ich na stan magazynowy);
  • dowolne modelowanie wyglądu i zawartości dokumentów magazynowych;
  • możliwość generowania dokumentów magazynowych bezpośrednio z poziomu zlecenia serwisowego lub faktury (w tle) – opcja;
  • bieżąca wycena wydawanego pod konkretnego klienta bądź zamówienie towaru – uwzględniające matrycę rabatową klienta bądź warunki sprzedaży uzgodnione na Zamówieniu.

Zakupy

5. Funkcjonalność modułu ZAKUPY

  • możliwość zdefiniowania dowolnej ilości typów zapotrzebowań do dostawcy, typów faktur zakupu oraz typów dostaw;
  • mechanizmy przeliczające ceny (w przypadku dostaw w walucie obcej);
  • mechanizmy rozpisywania dostaw pod konkretne zamówienia z uwzględnieniem priorytetów, także rozpisywanie dostaw „w drodze”;
  • obsługa zamówień zarówno stockowych jak i indywidualnych (np. standard, pilne, gwarancyjne, VIP, etc.)– możliwość łączenia tychże (opcjonalnie);
  • obsługa deklaracji intrastat;
  • możliwość naliczania kosztów dodatkowych do granicy (wchodzi w skład informacji do deklaracji intrastat) oraz od granicy (powiększa cenę nabycia o ile magazyn prowadzony jest w cenach nabycia, a nie cenach zakupu);
  • eksport w formie elektronicznej zapotrzebowań do dostawcy;
  • elektroniczny import dostaw;
  • możliwość przyjęcia jednej dostawy na wiele magazynów;
  • lokalizacje wielokrotne (w tym niemagazynowe);
  • wielowalutowość.

Raporty

6. Moduł RAPORTY

  • dedykowane moduły do raportowania podzielone na sekcje: serwis, sprzedaż, magazyn, zakupy, logistyka, raporty księgowe;
  • raporty generowane są w dwu postaciach – w zależności od ich zaawansowania: raporty Access’owe – łatwe w obsłudze i samodzielnej modyfikacji (po uprzednim przeszkoleniu)
  • oraz raporty Cristall’owe – zaawansowane i bardzo złożone;
  • szeroka gama raportów graficznych;
  • możliwość generowania, tworzenia i modyfikowania raportów wedle uznania i potrzeb;
  • możliwość generowania raportów w formacie MsExcell, MSWord, Adobe Acrobat;
  • możliwość automatycznego wysyłania wskazanych raportów pocztą elektroniczną;
  • możliwość tworzenia raportów łączonych – uwzględniających dane z systemu HABITUS/X3 z danymi z systemów zewnętrznych;
  • możliwość dołożenia nowych raportów w dowolnym momencie;

Administrowanie systemem

7. Moduł ADMINISTRATOR

  • moduł do administrowania systemem i wszystkimi modułami w ramach systemu;
  • w module tym znajdują się ustawienia i definicje kluczowe dla działania całego systemu takie jak: stawki VAT, warunki i sposoby płatności, jednostki miar, tabele kursowe, algorytmy rotacji części etc.;
  • moduł administrator służy zamodelowaniu jednej z podstawowych warstw parametryzacji systemu;
  • moduł administrator zarządza użytkownikami oraz dostępami tychże użytkowników – nadaje uprawnienia oraz ograniczenia dla tych uprawnień;
  • w najbliższej przyszłości planowane jest zarządzanie dostępami użytkowników do konkretnych pól w ramach dostępnych okien („bankowa” autoryzacja) – IV generacja systemu. jest to również miejsce, w którym wykonywane są niestandardowe operacje na bazach danych (np. związane z upgrade’m do nowszych wersji), w tym: udostępniana standardowo funkcjonalność znana z Enterprice Manager’a, umożliwiająca wykonywanie „własnych” operacji na bazach nawet w przypadku posiadania przez klienta wyłącznie Engine bazy danych SQL.;

Komunikacja z FK

8. Moduł CONNECTOR

  • uniwersalny moduł do importu oraz eksportu danych;
  • służy głównie do połączeń pomiędzy systemami specjalizowanymi;
  • moduł Connector obsługuje m.in. połączenia oraz raportowanie do systemów producenckich, połączenia z FK etc.

Współpraca z Klientem

9. Moduł CRM

  • moduł CRM jest uniwersalnym modułem obsługi kontaktów z klientem od strony organizacyjnej. Umożliwia on jednocześnie wykorzystanie różnorodnych jego funkcji w zakresie wewnętrznych procesów w firmie wykorzystując do tego mechanizm zadań;
  • pełna informacja o wszystkich danych prospekta – dane adresowe, osoby, numery telefonów. W momencie zmiany statusu prospekta na status kontrahent wszystkie te informacje przechodzą do bazy kontrahentów;
  • pełna informacja o wszystkich danych klienta, wraz z podglądem na ich dokumenty. Możliwość integracji z systemem FK;
  • z poziomu zarówno kontrahenta jak i prospekta widoczne są wszystkie zdarzenia z nimi związane – zadania, aktywności, załączniki;
  • możliwość zdefiniowania oddziałów jako osobnych kontrahentów w kartotece z możliwością przechodzenia pomiędzy tymi danymi, bądź zawartość informacyjna bez wiązania z kontrahentem;
  • dane osób związanych z klientem: osoby, stanowiska, adresy, telefony, e-maile, etc;
  • zadania jako podstawowa funkcjonalność modułu. Zadania wraz z przypomnieniem mogą być związane z klientem, bądź mogą być wykorzystane wewnętrznie na potrzeby firmy;
  • kalendarz powiązany z zadaniami. Wyświetla je w wygodnej postaci znanej z MS Outlook;
  • ankiety: definiowalne kolekcje informacji zbierane w grupy – np. badanie satysfakcji klienta, badania preferencji, etc.;
  • do dyspozycji jest możliwość zdefiniowania dowolnej liczby ankiet z dowolną zawartością;
  • aktywności: archiwum zadań zakończonych plus możliwość wpisywania dodatkowych informacji typu, urlop, etc.;
  • rezerwacje: Graficzna reprezentacja wykorzystania zasobów w czasie – np. projektory, sale konferencyjne, etc.;
  • system nie jest systemem kontroli zasobów;
  • załączniki: archiwum dokumentów elektronicznych dowolnego typu – np. skany, dokumenty pdf, word, etc. Otwarcie załącznika przy pomocy skojarzonej z typem aplikacji na komputerze użytkownika. Załączniki mogą być podpięte pod klienta lub prospekta;
  • system nie jest systemem obiegu dokumentów;
  • zadania: w zależności od ustawień zadania mogą być zdefiniowane jako ciągi zadań,;
  • zadania mogą służyć sprawom ogranizacyjnym, czyli osoba nadzorująca może zlecać zadania innym użytkownikom systemu, sprawdzając jednocześnie stan ich realizacji;
  • przypomnienia związane z Zadaniami – okno jak w MS Outlook (pokazują się po zalogowaniu do systemu);
  • okno przypomnienia aktywne zawsze, gdy dla zalogowanego użytkownika zdefiniowane są niezakończone zadania, których termin mija (termin przypomnienia);
  • dostęp do zadań możliwy jest poprzez listę zadań bądź kalendarz;
  • zwykły użytkownik widzi wyłącznie swoje zadania bez możliwości ich usunięcia;
  • osoba z rolą nadzorcy może zmieniać zadania, tzn. przekazywać je określonym osobom, usuwać;
  • kalendarz w zależności od widoku może wyświetlać zadania jednej osoby bądź wybranych;
  • zadania związane z klientem widoczne są na liście w oknie danych kontrahenta;
  • zadania pojedyncze - standardowe zadanie bez podpowiedzi następnego zadania. po zakończeniu trafia do archiwum ze statusem zakończone i do zestawienia aktywności jako czynność wykonana w czasie przeznaczonym na zadanie;
  • ścieżka zadań - funkcja obsługująca ścieżkę handlową bądź jakąkolwiek inną polegającą na wykonywaniu zadań sekwencyjnych zgodnie z ustawieniami;
  • każde z zadań ze ścieżki zadań po zakończeniu przechodzi do archiwum;
  • zadania generowane automatycznie - kategoria zadań generowanych przez inne procesy w systemie;
  • delegowanie zadań - Osoba z uprawnieniami Nadzorcy modułu przydziela zadania innym użytkownikom systemu;
  • funkcją nadzorcy jest również funkcja zmiany osoby obsługującej danego klienta - zmiana obsługującego powoduje zmianę przydzielonych i niezakończonych zadań związanych z klientem;
  • ankiety jako podstawowe źródło informacji na potrzeby zestawień – w ankietach można zawrzeć informację na temat poziomu zadowolenia klienta, jego preferencji, czasów dokonania zakupów, etc.;
  • można notować dowolną ilość informacji w podziale na definiowalne typy ankiet z definiowalną zawartością;
  • szeroka gama możliwości analitycznych w module.

10. Internetowy moduł rezerwacji wizyt w serwisie

  • możliwość zmieszczenia na stronie internetowej modułu do rezerwacji wizyt w serwisie – dla klientów;
  • moduł uwzględnia czas pracy wskazanej stacji;
  • w bliskiej przyszłości moduł ten połączony będzie z grafikowaniem stanowisk oraz pracowników;

Współpraca z Dostawcami

11. Internetowy moduł do składania zamówień na części

  • moduł uwzględnia dwa rodzaje zamówień: indywidualne klientów (składane u dystrybutorów części – w ramach tego typu możliwość zdefiniowania dedykowanego typu zamówienia dla wskazanego klienta) oraz drugi typ zamówień internetowych – składane przez np. przez niezależny Oddział do Centrali (dowolna ilość typów Zamówień – zdefiniowana w instalacji Centrali);
  • możliwość podglądu stock’u u zamawiającego bądź jedynie uzyskania informacji na temat dostępności wskazanych części;
  • opcjonalnie możliwość automatycznej rezerwacji zamówionych części u dostawcy;
  • on-linowa kontrola statusu realizacji (dostarczone, wydane, zafakturowane);
  • bieżąca kontrola kredytu kupieckiego;
  • możliwość elektronicznego pobierania dostaw ze strony internetowej (klient pobiera elektroniczną dostawę i wczytuje ją do swojego systemu);
  • obecnie dostępna możliwość wczytywania zamówień od klienta bezpośrednio do modułu internetowego;

Obsługa gwarancji

12. Internetowy moduł rejestracji i akceptacji gwarancji

  • baza sprzedanych samochodów wraz z terminem ich gwarancji;  
  • informacja o naprawach pojazdu/maszyny;
  • możliwość zgłoszenia wniosku do naprawy gwarancyjnej;
  • akceptacja w/w naprawy przez Gwaranta (w tym listy części);
  • publikacja akcji technicznych oraz kampanii serwisowych;
  • informacja o zaakceptowanej wartości naprawy będąca podstawą do zafakturowania gwaranta;
  • możliwość zintegrowania w/w mechanizmów z innymi systemami;

Integracja z systemem zewnętrznym

13. Możliwości integracji

  • integracja z Elektronicznymi Katalogami Części - zależna od Producenta – każda sieć posiada swój dedykowany Elektroniczny Katalog Części, zawierający dane specyficzne dla sieci;
  • integracja z Elektronicznymi Katalogami Czasów Pracy;
  • integracja z oprogramowaniem czytającym dane z innych urządzeń specjalizowanych dla danej sieci (np. odczytywanie numerów VIN bądź przebiegu z kluczyka, itp.);
  • integracja z systemami importerskimi – logistyczna obsługa sieci;
  • integracja z zewnętrznymi systemami sieci (generowanie raportów oraz danych w dowolnych, żądanych przez producenta formatach);
  • integracja z systemami FK.

Technologia

14. Rozwój systemu, technologia

  • Jako producent oprogramowania dbamy stale o jego dynamiczny rozwój w wielu kierunkach. Stale podnoszona jest funkcjonalność systemu. Źródła podnoszenia tejże funkcjonalności są dwa: jedno z nich to wymagania sieci importerskich oraz prace związane z dopasowaniem systemu do ich wymagań. Drugim źródłem są sugestie użytkowników systemu n/t podniesienia jego sprawności, użyteczności i ergonomii.
  • System wykorzystuje najnowsze technologie Microsoft z zakresu systemów operacyjnych, narzędzi programistycznych i bazodanowych. Dzięki temu możliwa jest ścisła integracja systemu z narzędziami pakietu MsOffice oraz z bazą danych Microsoft SQL Serwer. Dzięki tejże technologii system umożliwia nieograniczoną elastyczność w zakresie wymiany danych pomiędzy lokalizacjami rozproszonymi – w sieciach rozległych typu WAN.
  • Zastosowanie technologii Business Objects pozwala na niczym nieograniczone możliwości raportowania.
  • Niezależnie od w/w system jest stale uaktualniany tak, aby zapewnić zgodność ze zmieniającymi się wymaganiami prawa.